Jak wygodnie przechowywać dokumenty w domu?

Istnieje wiele sytuacji, w których korzystamy z polis ubezpieczeniowych, zaświadczeń, dyplomów. Dlatego, aby potrzebne papiery były pod ręką, ludzie zmuszeni są przechowywać dokumenty w domu. Ale jak robić to prawidłowo, aby nic nie zginęło i nie uległo zniszczeniu?

Jakie dokumenty należy przechowywać?

Każdy współczesny człowiek ma mnóstwo papierków na każdą okazję. Ale nie każdy z nich warto przechowywać.

Wymieńmy dokumenty, które koniecznie trzeba mieć w domu:

• Listę otwierają paszporty i inne dokumenty rodzinne. Na przykład testamenty, świadectwa.
• Zaświadczenia, pełnomocnictwa, pokwitowania i inne, związane z nieruchomościami i transportem.
• Dyplomy, świadectwa, certyfikaty potwierdzające posiadanie wykształcenia.
• Dokumenty związane z działalnością zawodową: książeczki pracy, umowy, kontrakty.
• Wyniki badań, polisy medyczne i karty.
• Karty gwarancyjne, paragony do sprzętu AGD i mebli.
• Dokumenty związane z podatkami.

Osobno można wyróżnić dokumenty elektroniczne lub po prostu dane w formacie cyfrowym. Zazwyczaj odpowiadają one jednemu z powyższych punktów i również podlegają przechowywaniu.

Jak długo należy przechowywać papiery?

Dokumenty można podzielić według czasu przechowywania. Zależy to od okresu ważności każdego konkretnego dokumentu.

• Permanentne. Takie papiery powinny być zawsze pod ręką. Są to świadectwa małżeństwa, urodzenia, dyplomy potwierdzające wykształcenie, dane medyczne, informacje poświadczone notarialnie, testamenty, świadectwa emerytalne.
• Długoterminowe. Dokumenty dotyczące nieruchomości, samochodu i drogich rzeczy. Również należą do nich dokumenty zawodowe. Można tu również zaliczyć czeki, rachunki. Są to rzeczy, które przechowuje się dość długo i pozostają aktualne przez określony czas.
• Krótkoterminowe. Zaleca się przechowywanie zaświadczeń o usługach lekarzy, prawników, nauczycieli przez trzy lata. Umowy komunalne i wyciągi przewidują ten sam okres.
• Bezużyteczne. Od razu można wyrzucić niepotrzebne materiały edukacyjne, informacyjne, instrukcje do dokładnie poznanych rzeczy, arkusze rozliczeniowe i inne.

Osobno można wymienić dokumenty nieobowiązkowe, które jednak mają duże znaczenie dla ich właściciela. Należą do nich osobiste pamiętniki, notatki, fotografie i inne pamiątki. Zazwyczaj takie rzeczy również przechowuje się długo.

W związku z tym zaleca się wyrzucić wszystko, co nie jest aktualnie używane i nie może się przydać w przyszłości. Aby utrzymać porządek, należy regularnie czyścić swoje „zapasy” i pozbywać się nagromadzonych śmieci, jednocześnie porządkując naprawdę ważne dokumenty.

Porady dotyczące przechowywania ważnych papierów

Z reguły w większości domów dokumenty są przechowywane standardowo.

1. Najpierw dokumenty są sortowane według kategorii: domowe, służbowe, medyczne i inne.
2. Następnie umieszcza się je w opisanych teczkach, które z pewnością nie pozwolą na pomylenie papierów.
3. Tak powstałe zestawy wkłada się do osobnej szuflady lub torby. Dla wygody wewnątrz „pojemnika” często robi się przegródki, które zapobiegają mieszaniu się teczek. Należy przy tym upewnić się, że miejsce przechowywania jest niedostępne dla dzieci i zwierząt, ale położone wygodnie do użytkowania.

Dobrym pomysłem jest przechowywanie często używanych dokumentów osobistych oddzielnie. Paszport, karta medyczna, NIP i legitymacja emeryta wygodnie zmieszczą się w plastikowych koszulkach z zamkiem błyskawicznym. Takie opakowania są szczelne i utrzymają zawartość w pełnym porządku, nie dopuszczając na przykład do jej zamoczenia. Dokumenty związane ze zdrowiem powinny być przechowywane w jak najbardziej dostępnym miejscu – aby nie tracić czasu, gdy będą pilnie potrzebne.

Właściwe jest zawsze mieć w domu kserokopie ważnych dokumentów. Zdarzają się różne sytuacje, a taki zapas może pomóc w nieprzewidzianych okolicznościach.

Szczególnie ważne dokumenty można umieścić w sejfie. Współczesny rynek oferuje duży wybór schowków, więc każdy kupujący będzie mógł dobrać coś odpowiedniego dla siebie. Tylko dokumenty w sejfie lepiej trzymać nie w plastikowych teczkach – w przypadku pożaru tworzywo, z którego są zrobione, topi się szybciej niż papier.

Nietuzinkowe sposoby przechowywania dokumentów

Opisane wydaje się nudne? Nic straconego! Są ciekawsze, wygodniejsze sposoby przechowywania papierów.

• • Tablica-organizer. Istnieje wiele wariantów takiego urządzenia. W najprostszej formie jest to panel, do którego za pomocą pinezek przypina się dokumenty. W bardziej zaawansowanych wersjach tablica może mieć małe szufladki i wieszaki.

• • Mini-komoda. Jest dokładnie taka sama jak zwykła komoda, ale znacznie mniejsza. Bardzo wygodnie przechowuje się w niej dokumenty. Posortowane do różnych przegródek nigdy się nie zgubią! Szuflady w komodzie mogą mieć różne rozmiary: małe – na drobne papiery, duże – na rysunki techniczne.

• • Wisząca skrzynka. To po prostu małe pudełko lub koszyk przymocowany do ściany na wzór skrzynki pocztowej. W takim przedmiocie, umieszczonym w przedpokoju, wygodnie przechowuje się przynoszone listy i rachunki.

• • Kieszeń-koperta. Analogiczny do poprzedniego wariantu, ale stanowi nie pudełko, a kopertę. Można ją przymocować do stołu, lodówki, szafy. Pozwala przechowywać tymczasowo potrzebne dokumenty, nie zajmując cennej przestrzeni.

• • Kosz na papiery. Nie, nie śmietnikowy – specjalny, do przechowywania. Stawia się go na stole lub w szafie, może mieć kilka przegródek. Prosty, niedrogi, ale skuteczny sposób przechowywania dokumentów.

• • Często używane papiery można trzymać w teczce-portfelu. Posiada uchwyt do przenoszenia. Została skonstruowana tak, aby dokumenty się w niej nie gniotły. Zazwyczaj jest przeznaczona na papiery w formacie A4. W razie potrzeby, aby nie tracić czasu na szukanie potrzebnych dokumentów, można po prostu chwycić teczkę-portfel i biegnąć załatwiać sprawy.

Korzystamy z technologii cyfrowych

Instrukcje do leków, urządzeń i sprzętu biurowego zajmują dużo miejsca. Znacznie łatwiej przechowywać je w formie elektronicznej. W tym celu należy znaleźć te same informacje w Internecie i porównać je z tymi znajdującymi się na materialnym źródle, aby upewnić się co do tożsamości. Można po prostu sfotografować instrukcje i zapisać je w folderze na komputerze. Trzeba jednak oznaczyć go w taki sposób, aby przypadkiem go nie usunąć. Kolejną kopię uzyskanych plików lepiej zapisać na nośniku zewnętrznym, na przykład karcie pamięci, lub wysłać do chmury.

Na wszelki wypadek można zeskanować również pozostałe dokumenty. Ale wtedy warto zadbać o bezpieczeństwo systemu elektronicznego przed ewentualnym atakiem hakerskim. Nikomu nie spodoba się wyciek danych osobowych do internetu.

Przy okazji, korzystanie z komputera lub telefonu komórkowego jest wygodne do śledzenia terminów ważności dokumentów. Wystarczy tylko wprowadzić odpowiednie daty do «kalendarza», aby urządzenie elektroniczne powiadomiło o zakończeniu okresu ważności konkretnego dokumentu. Potem pozostaje tylko pozbyć się niepotrzebnego papieru.

Chyba główna zasada przechowywania dokumentów w domu brzmi prosto: staranność i regularność pracy z domowymi papierami to gwarancja, że potrzebny dokument nie zaginie w najważniejszym momencie.

Nie wszystkie dokumenty warto przechowywać. Ale istnieje wiele papierów, które każdy z nas powinien mieć przy sobie. Należy trzymać je w bezpiecznych i ustronnych, ale wystarczająco łatwo dostępnych miejscach. Można zrobić elektroniczne i zwykłe kopie dokumentów – prawdopodobnie się przydadzą. W każdym razie staranne przechowywanie i dokładna segregacja papierów pomogą zachować je w nienaruszonym stanie.